DECISÃO COFEN N° 29 DE 10 DE FEVEREIRO DE 2026

12.02.2026

Estabelece o Sistema Eletrônico de Informações (SEI COFEN/COREN) como sistema oficial de gestão de processos administrativos das atividades não finalísticas no âmbito do Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem e aprova o seu Regulamento de uso.

O Presidente do Conselho Federal de Enfermagem – Cofen, em conjunto com o Primeiro-Secretário da Autarquia, no uso de suas atribuições legais e regimentais conferidas na Lei nº 5.905 de 12 de julho de 1973, bem como pelo Regimento Interno da Autarquia, aprovado pela Resolução Cofen nº 726, de 15 de setembro de 2023.

CONSIDERANDO a prerrogativa estabelecida ao Cofen no art. 8º, IV, da Lei nº 5.905/1973, de baixar provimentos e expedir instruções, para uniformidade de procedimento e bom funcionamento do Cofen e dos Conselhos Regionais de Enfermagem;

CONSIDERANDO os preceitos, princípios, deveres e critérios estabelecidos na Constituição Federal de 1988 e o disposto na Lei nº 8.159/1991 que versa sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO a Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) e a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados);

CONSIDERANDO o Decreto nº 10.278/2020 que estabelece requisitos técnicos para digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

CONSIDERANDO os termos do Art. 16 da Lei nº 14.063/2020 que dispõe quanto a permissão de utilização, entre os entes dispostos neste artigo, dos sistemas de informação e de comunicação desenvolvidos por órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos Poderes e órgãos constitucionalmente autônomos dos entes federativos;

CONSIDERANDO a Resolução Cofen nº 745/2024 que aprovou a utilização do Boletim Eletrônico SEI para registro e publicação de atos normativos;

CONSIDERANDO as Decisões Cofen nºs 128/2022 e 5/2024 que aprovaram a implantação plena do SEI no Conselho Federal de Enfermagem e nos Conselhos Regionais de Enfermagem como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 37/2012, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

CONSIDERANDO que o SEI é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) e os termos dispostos no Manual do Usuário e Documentação Oficial publicados no Portal do Software Público Brasileiro;

CONSIDERANDO a consolidação pela utilização exitosa do SEI no âmbito do Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem e ainda a implantação do Sistema Integrado de Gestão (SIGEN) como sistema único para a base de dados nacional e gestão de processos e documentos eletrônicos das atividades finalísticas;

CONSIDERANDO a deliberação da 585ª Reunião Ordinária do Plenário, realizada em 27 de janeiro de 2026, bem como todos os documentos acostados ao Processo SEI nº 00196.000163/2023-47;

DECIDE:

Art. 1º Estabelecer o Sistema Eletrônico de Informações (SEI COFEN/COREN) como sistema oficial de gestão de processos administrativos das atividades não finalísticas no âmbito do Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem e aprovar o seu Regulamento de uso nos termos do Anexo desta Decisão (disponível no sítio de internet www.cofen.gov.br).

§1º São admitidas outras ferramentas e aplicações eletrônicas que prestem serviços de apoio e de procedimentos nas atividades-meio e não finalísticas desde que estas não estejam disponíveis no SEI COFEN/COREN.

§2º As ferramentas e aplicações eletrônicas de que tratam o parágrafo anterior são de caráter complementar e devem ter suas rotinas integradas para tramitação dos processos administrativos no SEI COFEN/COREN.

Art. 2º Os Conselhos Regionais de Enfermagem deverão implantar o Sistema Eletrônico de Informações – SEI COFEN/COREN até 30 de junho de 2027.

Art. 3º Esta Decisão entrará em vigor na data de sua publicação.

MANOEL CARLOS NERI DA SILVA
Coren-RO 63.592-ENF-IR
Presidente

VENCELAU JACKSON DA CONCEIÇÃO PANTOJA
Coren-AP 75.956-ENF
Primeiro-Secretário

Documento assinado eletronicamente por VENCELAU JACKSON DA CONCEIÇÃO PANTOJA – Coren-AP 75.956-ENF, Primeiro-Secretário, em 11/02/2026, às 14:06, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MANOEL CARLOS NERI DA SILVA – Coren-RO 63.592-ENFIR, Presidente do Cofen, em 11/02/2026, às 15:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.cofen.gov.br/sei/controlador_externo.php?
acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1485778 e o código CRC 5098B73A.

ANEXO

REGULAMENTO DE USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI COFEN/COREN

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E OBJETIVOS

Art. 1º O presente regulamento estabelece as regras, responsabilidades e procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações no âmbito do Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem (SEI COFEN/COREN), visando garantir a integridade, autenticidade, confidencialidade, disponibilidade e a gestão adequada de processos e criação de documentos eletrônicos.

Art. 2º Aplica-se a todos os usuários internos do sistema SEI do Conselho Federal de Enfermagem (COFEN) e dos Conselhos Regionais de Enfermagem (COREN) aderentes à licença de uso SEI COFEN/COREN, o que inclui empregados públicos efetivos e comissionados, Conselheiros, membros de Câmaras, Comissões, Comitês, Grupos e Trabalho, Estagiários, Jovem Aprendiz, empregados terceirizados, que utilizem o SEI para produção, tramitação, assinatura, consulta, pesquisa, protocolo, arquivamento ou qualquer ato relacionado a processos e documentos eletrônicos no âmbito do Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem.

Art. 3º As operações realizadas no sistema SEI COFEN/COREN deverão respeitar os princípios da legalidade, publicidade, eficiência, rastreabilidade, economicidade e preservação da informação documentada.

Art. 4º A implantação do SEI COFEN/COREN nos Conselhos Regionais de Enfermagem ocorre mediante:

I. Comunicação oficial com o Conselho Federal de Enfermagem;

II. Sincronização do domínio eletrônico do COREN ao domínio eletrônico do COFEN, junto ao Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação – DTIC/COFEN;

III. Envio das planilhas auxiliares de dados do COREN para a Equipe Negocial e Gestora Central do SEI (CDM/COFEN);

IV. Atuação presencial da Equipe Negocial e Gestora Central do SEI COFEN/COREN na sede do COREN, para implantação do Sistema.

Parágrafo único – O SEI COFEN/COREN observa o que dispõe a legislação arquivística vigente, no que couber, e para seu uso adequado devem ser observados, também, os manuais de uso do SEI disponibilizados pelos canais oficiais, bem como os Manuais operacionais disponíveis no Portal SEI COFEN (https://www.portalsei.cofen.gov.br).

CAPÍTULO II – DAS DISPOSIÇÕES LEGAIS

Art. 5º Este regulamento está em conformidade com as legislações e normativas aplicáveis ao Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem, bem como aquelas aplicáveis a sistemas de gestão, produção e instrução de documentos e processos eletrônicos, incluindo manuais oficiais do SEI, leis e decretos federais, resoluções do Conselhos Nacional de Arquivos (CONARQ) e instruções normativas que regulamentam o uso do sistema no âmbito da administração pública e privada em todo território nacional.

Parágrafo único – Estas normas fundamentam a utilização SEI e deverão ser observadas integralmente pelos usuários do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!).

CAPÍTULO III – DAS DEFINIÇÕES

Art. 6º Para fins deste Regulamento considera-se:

I. Acessibilidade: condição para utilização, com segurança e autonomia, total ou assistida, do Sistema Eletrônico de Informações (SEI COFEN/COREN), por pessoa com deficiência ou com mobilidade reduzida.

II. Acesso externo: recurso que permite a visualização de processos ou documentos por um usuário externo ao SEI COFEN/COREN, previamente autorizado.

III. Anexação de processos: juntada, em caráter definitivo, de um processo a outro, desde que trate do mesmo assunto e interessado.

IV. Assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:

a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);

b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento.

V. Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

VI. Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.

VII. Tramita GOV: solução de sistema com infraestrutura centralizada que permite que um órgão ou entidade envie processos ou documentos administrativos digitais para outro, independentemente da tecnologia adotada, de maneira segura e com confiabilidade de entrega.

VIII. Base de conhecimento: funcionalidade do SEI COFEN/COREN destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de processos;

IX. Boletim Eletrônico: é o veículo oficial de publicação de atos administrativos e normativos internos gerados no âmbito do SEI COFEN/COREN permitindo acesso público e garantindo a transparência institucional. Dispõe de funcionalidades que permitem a republicação e retificação de atos, com a preservação da numeração original do documento. Os atos publicados em Boletim Eletrônico podem ser acessados via site oficial do órgão pertinente.

X. Cancelamento de documento: funcionalidade que permite a retirada do acesso ao conteúdo de determinado documento, mantendo o documento na árvore do processo, porém sem a possibilidade de visualização do conteúdo.

XI. Classificação de documentos:

a) Organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano de classificação ou código de classificação;

b) Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos;

XII. Classificação de acesso em grau de restrito ou sigiloso: atribuição de acesso a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de restrição ou sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança. Ver também desclassificação, documento classificado e documento sigiloso.

XIII. Código CRC (CyclicRedundancyCheck): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;

XIV. Credencial de acesso: credencial que permite a um usuário previamente autorizado o acompanhamento, a leitura, a produção e a assinatura de documentos em um processo sigiloso no SEI;

XV. Declaração de Concordância e Veracidade: documento declaratório que contém as ações de competência e responsabilidade de um usuário externo, necessário para liberar o acesso desse usuário para assinatura de documentos no SEI;

XVI. Documento arquivístico digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, sendo:

a) Nato Digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em papel não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

XVII. Documento arquivístico: aquele produzido e recebido pelos órgãos e entidades, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas independente do suporte da informação ou a natureza dos documentos;

XVIII. Documento classificado em grau de acesso sigiloso: documento que contenha informação sigilosa, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada (Lei nº 12.527/2011 – LAI);

XIX. Documento externo: documento arquivístico produzido fora do sistema SEI COFEN/COREN, e incluído em processo;

XX. Gestão de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independentemente do suporte, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente;

XXI. Informação sigilosa: informação submetida à restrição de acesso em razão de hipótese legal de sigilo, podendo ser:

a) Não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado, abrangidas pelas hipóteses legais de restrição de acesso, neste caso, pode ser cadastrada no SEI COFEN/COREN;

b) Classificada: informações que em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, são classificadas em grau de sigilo como reservada, secreta ou ultrassecreta, juntadas em processo no SEI COFEN/COREN após decisão superior.

XXII. Módulo de Gestão Documental: solução que incorpora diversas funcionalidades arquivísticas ao SEI COFEN/COREN como o arquivamento, desarquivamento, controle de temporalidade, avaliação e destinação de processos administrativos no meio eletrônico;

XXIII. Nível de Acesso: forma de controle de acesso a processos e documentos no SEI COFEN/COREN, quanto à informação neles contida;

XXIV. Número de Documento: número sequencial de identificação que determinados documentos recebem, composto por número, ano e sigla da unidade orgânica e órgão emitente;

XXV. Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica a Unidade Protocolizadora e cada processo dentro do sistema;

XXVI. Número Único SEI COFEN/COREN: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI COFEN/COREN para identificar cada documento, a partir do órgão gerador;

XXVII. Órgão Gestor Central: Conselho Federal de Enfermagem (COFEN), órgão responsável pela gestão centralizada do SEI COFEN/COREN;

XXVIII. Órgão Gestor Regional: Conselho Regional de Enfermagem (COREN), órgão responsável pela gestão descentralizada do SEI COREN/COREN;

XXIX. Perfil de acesso ao SEI COFEN/COREN: O perfil de acesso estabelece grupos de usuários e determina quais funcionalidades cada um desses usuários poderá acessar, de acordo com suas competências funcionais;

XXX. Peticionamento eletrônico: meio em que o cidadão encaminha demandas, requerimentos, documentos e informações em meio eletrônico;

XXXI. Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;

XXXII. Prestador de serviço: Pessoa física natural que presta serviços a empresa com contrato firmado junto ao SEI COFEN/COREN;

XXXIII. Procedimento Operacional Padrão: conjunto de procedimentos, regras e parametrizações relacionados a determinada atividade, função ou processo do SEI COFEN/COREN;

XXXIV. Processo Eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

XXXV. Publicidade das informações: ato de dar publicidade aos documentos e informações produzidos pelos órgãos e entidades públicos;

XXXVI. Sistema de Permissões – SIP: é o sistema que permite o gerenciamento e parametrização de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões do SEI COFEN/COREN;

XXXVII. Sobrestamento de Processo: interrupção formal do andamento de processo em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo;

XXXVIII. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;

XXXIX. Termo de Responsabilidade: documento pelo qual o usuário se responsabiliza pelas ações realizadas no sistema;

XL. Tramitação: movimentação do processo desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;

XLI. Unidade Administrativa: designação dada a cada unidade orgânica da estrutura organizacional formal dos órgãos que compõem o Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem;

XLII. Unidade Central Negocial de Gestão: unidade responsável pela gestão, instalação, monitoramento, suporte e alterações nos sistemas SEI COFEN/COREN e SIP no âmbito do Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem;

XLIII. Unidade Central Técnica de Gestão: unidade responsável pela gestão das atualizações das versões do SEI COFEN/COREN, suporte tecnológico, parametrização das soluções junto aos Regionais, cadastro de usuários no domínio eletrônico do órgão, criação de login e cadastro de senhas;

XLIV. Unidade Regional de Gestão: unidade responsável pela gestão do SEI COFEN/COREN, no âmbito de Conselho Regional de Enfermagem, após a implantação do Sistema;

XLV. Unidade Regional Técnica de Gestão: unidade responsável pelo suporte tecnológico no regional, cadastro de usuários no domínio eletrônico do órgão, criação de login e cadastro de senhas;

XLVI. Usuário: pessoa com acesso ao SEI COFEN/COREN, podendo ser interno ou externo.

CAPÍTULO IV – DO CADASTRO, PARAMETRIZAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DE VERSÕES DO SISTEMA

Seção I – Do Cadastro de unidades orgânicas e acesso de usuários

Art. 7º O Órgão Gestor Central disponibilizará e divulgará regras e orientações para execução de cadastro, parametrização e a forma de como se dará as ações durante as atualizações das versões do Sistema Eletrônico de Informações, disponibilizadas pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4.

§ 1º O cadastro dos Conselhos Regionais no SEI COFEN/COREN é de responsabilidade da Unidade Central Negocial de Gestão;

§ 2º A Unidade Central Negocial de Gestão disponibilizará às Unidades Regionais de Gestão o acesso às funções de cadastro de unidades e usuários internos mediante orientação da equipe da Unidade Central Negocial de Gestão;

Art. 8º O cadastro de unidades administrativas será realizado conforme a estrutura formal estabelecida em Organograma ou ato formal de criação, espelhando o cadastro de lotação dos usuários do sistema de controle da área de gestão de pessoas, não cabendo o cadastro de unidades informais em nenhuma hipótese;

Art. 9º O cadastro de unidades decorrentes da decisão de colegiados, permanentes ou temporárias, será feito por determinação por ato formal, devendo constar o objetivo, designação de membros e funções que desempenharão.

§ 1º Poderão compor as unidades permanentes decorrentes da decisão de colegiados: empregados públicos, membros do Plenário e Diretoria e profissionais de enfermagem adimplentes.

§ 2º Poderão compor as unidades temporárias decorrentes da decisão de colegiados: empregados públicos, membros do Plenário e Diretoria, profissionais de enfermagem adimplentes e colaboradores terceirizados, para apoio administrativo, com perfil de usuário sem assinatura.

§ 3º A indicação de colaborador(es) terceirizado(s), para apoio administrativo à unidade temporária, deverá(ão) partir do membro Coordenador em documento direcionado a Unidade Central Negocial de Gestão, no processo pertinente à criação da unidade.

Art. 10 O cadastro e lotação de usuários internos em mais de uma unidade orgânica se dará por ato formal de designação, por substituição formalizada em períodos de ausências legais, por necessidade intempestiva até que seja cessada a urgência, por vacância de cargo de unidade hierarquicamente inferior;

§ 1º Nos casos de cadastro de usuário em unidade orgânica hierarquicamente inferior, por motivo de vacância, o usuário será cadastrado com acesso sem assinatura.

§ 2º Se houver a necessidade de instruir um processo que esteja na unidade acessada, o usuário sem assinatura deverá atribuir à sua unidade o processo que necessite instruir, proceder à sua instrução e realizar a assinatura na sua unidade de lotação, de acordo com o cargo que ocupa ou instruir o processo na unidade acessada e colocar o documento, que deseje assinar, em Bloco de Assinatura da sua unidade de lotação, para a assinatura.

Art. 11 O cadastro de Estagiários e Jovens Aprendizes em mais de uma unidade orgânica, para apoio administrativo, deverá preceder de autorização e justificativa junto à área de Gestão de Pessoas.

Art. 12 O cadastro de empregados terceirizados em mais de uma unidade orgânica, para apoio administrativo, deverá preceder de autorização e justificativa junto à área gestora do contrato de terceirização de mão de obra.

Seção II – Do perfil de acesso do usuário interno

Art. 13 A definição, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI COFEN/COREN é de reponsabilidade da Unidade Central Negocial de Gestão, as atribuições e suas funcionalidades serão concedidas conforme:

I – Perfis de gestão dos sistemas: são atribuídos pela Unidade Central Negocial de Gestão aos administradores do SEI das Unidades Regionais de Gestão do SEI COFEN/COREN;

II – Perfis de gestão de processos: são atribuídos pela Unidade Central Negocial de Gestão, mediante solicitação das Unidades Regionais de Gestão, aos usuários responsáveis por ações específicas de gestão de processos, conforme as atribuições de sua unidade administrativa de atuação;

III – Perfis básico e colaborador: são atribuídos pela Unidade Central Negocial de Gestão ou pela Unidade Regional de Gestão aos usuários de seus respectivos órgãos.

§1º O perfil de básico (com assinatura) é concedido a empregados públicos ativos, membros do Plenário e da Diretoria, membros de unidades administrativas temporárias ou permanentes, conforme ato formal e/ou lotação oficial registrada em Sistema de Gestão de Pessoas;

§ 2º O perfil de colaborador (sem assinatura) é concedido aos empregados públicos ativos, fora de sua unidade orgânica de lotação oficial, ao estagiário, jovem aprendiz ou ao prestador de serviços de mão de obra terceirizada, contratada para a finalidade que se destina, pelo orgão de atuação.

Seção III – Do perfil de acesso do usuário externo

Art. 14 A aprovação, ativação ou inativação do cadastro e acesso do usuário externo ao SEI COFEN/COREN é de reponsabilidade da Unidade Central Negocial de Gestão, no Cofen, e da Unidade Regional de Gestão, no Coren.

Parágrafo único. Os acessos às funcionalidades do sistema serão concedidos aos usuários externos de acordo com o exigido na Seção V, Artigos 26 ao 35 deste regulamento.

Seção IV – Dos usuários, cadastro, atualização de dados e permissão de acesso

Art. 15 Os usuários do SEI COFEN/COREN são definidos como:

I – Básico (com assinatura): Empregado público ativo, membros do Plenário e da Diretoria, membros de unidades administrativas temporárias ou permanente, no efetivo exercício de suas funções, com cadastro e acesso à rede de seu órgão, com permissão no SEI COFEN/COREN na unidade orgânica de lotação oficial, conforme ato normativo de provisão;

II – Usuário externo: pessoa natural externa aos órgãos que compõem o Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem e que, mediante cadastro prévio em ambiente próprio do Usuário Externo, é autorizado a ter acesso a processos e a assinar documentos, previamente disponibilizados, em nome próprio ou na qualidade de representante legal de pessoa jurídica ou de outra pessoa natural; e

III – Colaborador (sem assinatura): estagiário, jovem aprendiz, prestador de serviços terceirizados e empregado público ativo, fora da unidade de lotação oficial, no efetivo exercício de suas funções.

Art. 16 O cadastro e a atualização dos dados dos usuários ocorrerão em consonância com as informações do Sistema de Gestão de Pessoas e serão realizados pela Unidade Central ou Regional de Gestão do SEI COFEN/COREN do respectivo órgão.

Art. 17 Para cadastro do usuário é necessário que possua cadastro e login de acesso à rede do órgão em que está lotado.

Art. 18 A permissão de acesso do perfil básico é vinculada à unidade orgânica de lotação oficial, conforme o Sistema de Gestão de Pessoas, ou conforme ato de nomeação ou designação para composição de colegiados, não cabendo a permissão a usuários com o perfil básico em outras unidades orgânicas onde não tenham nomeação ou designação oficial.

§ 1º O cadastro e a permissão de acesso do perfil colaborador serão realizados mediante solicitação do titular da unidade orgânica em que se dará a permissão, que, junto ao colaborador, também se responsabiliza pelas ações realizadas no sistema e pelo acesso aos processos da unidade orgânica.

§ 2º No caso de mudança de lotação do usuário, a unidade responsável pela gestão de pessoas ou o setor responsável pelos contratos de serviços terceirizados solicitará à Unidade Central ou Regional de Gestão do SEI COFEN/COREN a imediata exclusão da permissão de acesso na unidade anterior e a nova permissão na unidade de destino.

§ 3º O Empregado Público por ato formal designado como substituto, terá permissão do perfil básico na unidade do substituído a partir da data da publicação e enquanto durar o afastamento.

Art. 19 A retirada ou suspensão das permissões ocorrerá nos seguintes casos:

I – demissão, desligamento ou dispensa: retirada da permissão imediatamente após a comunicação da decisão administrativa que culminou na penalidade ou sanção disciplinar ou no desligamento do órgão ou entidade a qual pertencia;

II – afastamento por decisão judicial: retirada da permissão até decisão em contrário; e

III – exoneração de detentor de cargo comissionado ou assessor nomeado em livre provimento e sem vínculo com o COFEN ou com o COREN: retirada da permissão imediatamente a partir da comunicação pela autoridade competente.

Parágrafo único. Nos casos de afastamentos e licenças previstos em lei, os órgãos e entidades poderão suspender a permissão de acesso de usuários, devendo garantir o acesso aos processos pessoais mediante os mecanismos de acesso externo do SEI COFEN/COREN.

Art. 20 A Unidade Central Negocial de Gestão notificará as Unidades Regionais de Gestão caso sejam verificados cadastros inadequados ou fora do padrão parametrizado.

Parágrafo único. Após recebimento da notificação, a Unidade Regional de Gestão terá o prazo de 15 (quinze) dias para realizar as adequações necessárias.

Seção V – Do cadastro e parametrização de Planilhas Auxiliares

Art. 21 O Tipo de Processo corresponde à matéria que será tratada, conforme os assuntos e atividades desempenhadas pelos órgãos e entidades, podendo ser comum a todos ou específico, de acordo com suas competências.

Parágrafo único. Cada tipo de processo é vinculado automaticamente à classificação arquivística por assuntos, prevista no Plano de Classificação dos Documentos da Área-Meio e no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo relativo às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional.

Art. 22 O tipo de documento corresponde ao documento que será selecionado para o registro da informação por sua característica, natureza de conteúdo ou pela técnica do registro da informação.

Art. 23 Os tipos de documentos cadastrados no sistema são os comuns a todos os órgãos que compõem o Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem, como também os específicos, conforme as atividades-fim desempenhadas.

§ 1º A criação e atualização dos tipos de documentos obedecerá, no que couber, os Atos Normativos e Manuais vigentes.

§ 2º A criação de novo tipo de documento está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação de vários tipos de documento para o mesmo objetivo.

Art. 24 Os cadastros de assinaturas são realizados, conforme os cargos efetivos ou comissionados oficialmente existentes no âmbito do Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem.

Parágrafo Único. Nos casos dos colegiados, serão cadastradas as assinaturas conforme a designação constante do ato de instituição do colegiado.

Art. 25 A criação e a atualização das planilhas auxiliares são de responsabilidade da Unidade Regional de Gestão do SEI COFEN/COREN.

Seção VI – Do cadastro, acesso e assinatura de documentos pelo Usuário Externo

Art. 26 O cadastro para usuários externos é destinado a pessoa física natural que participe em processos administrativos junto ao Sistema COFEN/COREN, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica.

Art. 27 O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável, realizado a partir do preenchimento de formulário disponível no Portal SEI COFEN/COREN (https://www.portalsei.cofen.gov.br).

Art. 28 O cadastro importa na aceitação dos termos e condições que regem o processo eletrônico e habilita o usuário externo a assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros documentos junto aos órgãos que compõem o Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem.

Art. 29 Para assinatura de documentos junto ao SEI COFEN/COREN, o usuário externo deve:

I – Realizar o cadastro por meio do Portal SEI COFEN/COREN (https://www.portalsei.cofen.gov.br) preenchendo os campos obrigatórios corretamente;

II – Apresentar o documento de identificação oficial que contenha foto e número de CPF e a Declaração de Concordância e Veracidade assinada.

Art. 30. Os documentos obrigatórios para liberação do usuário externo devem ser entregues:

I – Pessoalmente: na Unidade Central ou Regional de Gestão do SEI COFEN/COREN;

II – Eletronicamente: mediante envio de e-mail à Unidade Central Técnica de Gestão (COFEN) ou a Unidade Regional de Gestão (COREN) ou, ainda, por meio do recurso Peticionamento Eletrônico do SEI COFEN/COREN;

III – Via Correios ou por serviço de transporte ou distribuição de correspondências, desde que o documento de identificação oficial e a Termo de Declaração de Concordância e Veracidade estejam autenticados em cartório.

Parágrafo único. Caso o usuário externo seja vinculado a uma pessoa jurídica, recomenda-se encaminhar o comprovante de inscrição e situação cadastral no CNPJ.

Art. 31 A liberação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após a constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os dados do cadastro de usuário externo.

Art. 32 Uma vez que o cadastro do usuário externo esteja liberado, poderá ser disponibilizado documento para assinatura por qualquer órgão ou entidade do Sistema COFEN/COREN.

Art. 33 São da exclusiva responsabilidade do usuário externo:

I – efetuar o próprio cadastro;

II – garantir a conformidade entre os dados informados no cadastro e nos documentos comprobatórios, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos;

III – garantir o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

IV – preencher a petição e anexar os documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;

V – conservar os originais dos documentos enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito do órgão ou entidade de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados para qualquer tipo de conferência;

VI – verificar o recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente;

VII – consultar periodicamente o e-mail informado no cadastro ou o Peticionamento Eletrônico para acompanhamento de comunicados encaminhados pelos órgãos e entidades do Sistema COFEN/COREN;

VIII – verificar as condições de sua rede de comunicação, provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas para que não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema; e

IX – observar os relatórios de interrupções de funcionamento do SEI COFEN/COREN, disponíveis no Portal SEI COFEN/COREN (https://www.portalsei.cofen.gov.br), quando necessário.

Art. 34 A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI COFEN/COREN ou de sistema integrado, não serve de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

Art. 35 O acesso do usuário externo aos processos e documentos eletrônicos produzidos no SEI COFEN/COREN, em que seja parte ou interessado, se dará conforme previsto no Art. 90.

CAPÍTULO V – DA GESTÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I – Do Processo Eletrônico

Art. 36 Os documentos produzidos no âmbito do SEI COFEN/COREN integram processos eletrônicos cadastrados com o preenchimento de campos próprios do sistema, de forma a permitir sua localização e controle eficiente, observados os seguintes requisitos:

I – ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

II – permitir a vinculação entre processos; e

III – observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção.

Art. 37 Os usuários devem preencher corretamente os dados de cadastro do processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação das informações.

Art. 38 As unidades orgânicas devem criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a suas atividades para padronizar a instrução processual.

Seção II – Da produção de documentos no SEI COFEN/COREN

Art. 39 Os documentos produzidos no âmbito do Sistema COREN/COFEN serão elaborados, observando os modelos e padrões definidos e dispostos em atos normativos e manuais específicos, de acordo com as atividades finalísticas.

§ 1º Quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos, o documento deve ser incluído como documento externo no formato PDF-A.

§ 2º Os processos gerados no SEI COFEN/COREN receberão número único e sequencial no órgão de procedência e, quando aplicável, Número do Documento, conforme o seu tipo.

Art. 40 No SEI COFEN/COREN o usuário assina apenas os documentos de sua competência, em sua unidade orgânica ou através de Bloco de Assinatura disponibilizado para sua unidade.

Parágrafo único. Documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois de assinados por todos os responsáveis. Na redação textual da assinatura, devem estar evidenciadas as unidades orgânicas envolvidas e a autoridade assinante pertinente.

Seção III – Da Assinatura Eletrônica

Art. 41 Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI COFEN/COREN terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I – Assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); e

II – Assinatura cadastrada: realizada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha de rede.

§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI COFEN/COREN pode ser verificada em endereço indicado na tarja de assinatura no próprio documento, com uso do Código Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check).

§ 3º É permitido ao usuário utilizar certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) adquirido por meios próprios, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pelos órgãos ou entidades do Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem dos custos havidos.

Art. 42 A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

Seção IV – Do recebimento, digitalização e cadastro de documento e processo externo

Art. 43 Documento externo é o documento arquivístico, não produzido no SEI COFEN/COREN a ser incluído para compor o processo eletrônico.

Art. 44 Os tipos de conferência do documento externo são:

I – Nato digital: produzido em meio eletrônico;

II – Documento original: digitalizado a partir do documento original;

III – Cópia autenticada em cartório: digitalizado a partir de um documento cópia autenticada em cartório;

IV – Cópia autenticada administrativamente: digitalizado a partir de uma cópia autenticada por servidor público; e

V – Cópia simples: Documento externo digitalizado a partir de uma cópia simples.

Art. 45 O documento em papel recebido nas unidades protocolizadoras ou unidades de atendimento ao público será digitalizado e incluído no SEI COFEN/COREN.

Parágrafo único. Os procedimentos para digitalização, e inclusão no SEI COFEN/COREN estão definidos em Manuais disponíveis no Portal SEI COFEN/COREN (https://www.portalsei.cofen.gov.br).

Art. 46 A digitalização de documentos em papel será efetivada em formato PDF-A, no padrão 300dpi, escala de cinza, com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

Parágrafo único. As definições quanto ao tamanho individual dos arquivos, extensões permitidas, resolução e outros aspectos técnicos estão definidos no Portal SEI COFEN/COREN (https://www.portalsei.cofen.gov.br).

* PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO	RESOLUÇÃO MÍNIMA	COR	TIPO ORIGINAL	*FORMATO DE ARQUIVO
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Monocromático (preto e branco)	Texto	*PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	Texto/imagem	*PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores	300 dpi	RGB (colorido)	Texto/imagem	*PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	Texto/imagem	*PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores	300 dpi	RGB (colorido)	Texto/imagem	*PDF/A
Fotografias e cartazes	300 dpi	RGB (colorido)	Imagem	*PNG
Plantas e mapas	600 dpi	Monocromático (preto e branco)	Texto/imagem	*PNG

* Padrões de Interoperabilidade (ePING)

* Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.

Art. 47 A critério de cada órgão, os documentos recebidos em papel podem ser devolvidos imediatamente ao interessado, após digitalização e autenticação administrativa, feita por empregado público.

Art. 48 O documento físico recebido poderá, conforme o caso:

I – iniciar um novo processo eletrônico; e

II – compor processo eletrônico já em análise.

§ 1º Quando do recebimento do documento físico deve ser verificado se já existe processo, quer seja eletrônico ou físico.

§ 2º Localizado o processo do qual o documento físico faça parte, ele será incluído no respectivo processo.

§ 3º Caso o documento físico pertença a um processo em andamento, e equivocadamente tenha iniciado um novo processo, deve ser movido para compor o processo já em análise.

§ 4º O documento físico não devolvido ao interessado, deverá ter o número do processo SEI COFEN/COREN aposto no canto superior direito e acondicionado em dossiê junto ao processo físico.

Art. 49 Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade e integridade.

Art. 50 Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido e que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo, devem ser mantidos em mídia digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o Número do processo SEI COFEN/COREN.

§ 1º No processo eletrônico correspondente deve ser inserido Termo de Guarda de Mídia informando a localização do arquivamento físico da mídia.

§ 2º A mídia digital poderá acompanhar a tramitação do processo, quando necessária para consulta e instrução, devendo esta movimentação ser adequadamente registrada.

Art. 51 Não serão digitalizados nem incluídos no SEI COFEN/COREN:

I – processos legados – processos físicos arquivados, cuja análise e instrução foi concluída ou encerrada;

II – processos em fase final de análise;

III – processos para mera consulta;

IV – processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo cidadão;

V – processos e documentos fisicos ou digitalizados, classificados em grau de sigilo.

VI – documentos que não se caracterizem como arquivísticos; e

VII – correspondências pessoais.

Parágrafo único. Os documentos físicos classificados em grau de sigilo devem ser entregues ou devolvidos diretamente do remetente ao destinatário.

Art. 52 O SEI COFEN/COREN não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.

Art. 53 Processos em papel, provenientes de órgãos e entidades não pertencentes Sistema COFEN/COREN, serão digitalizados integralmente, incluídos em novo processo no SEI COFEN/COREN ou juntados em processo eletrônico pertinente, como documento externo, com tipologia e numeração informada e encaminhados à unidade orgânica responsável pela análise da matéria.

Parágrafo único. Os documentos produzidos no SEI COFEN/COREN deverão ser impressos e incluídos no processo papel, pela unidade orgânica responsável pela matéria, com a notação do Número do processo SEI registrado, em etiqueta própria, no canto direito superior da capa do processo, em continuidade a sua instrução processual antes da devolução ao órgão de origem.

Seção V – Da conversão de processos em papel para eletrônico

Art. 54 Os processos físicos autuados nos órgãos e entidades podem ser convertidos em eletrônicos para continuidade de análise, instrução e trâmite no SEI COFEN/COREN.

Art. 55 A conversão de processos em papel para eletrônico deve ser integral.

§ 1º Na conversão do processo físico a digitalização deve ser integral, capa a capa.

§ 2º A conversão de documentos físicos, pressupõe a digitalização de documentos indispensáveis à análise e instrução do processo eletrônico, selecionados e juntados a este pela unidade orgânica responsável pela matéria.

§ 3º As excepcionalidades na conversão de processos serão avaliadas pela Unidade Central Negocial de Gestão do SEI COFEN/COREN.

§ 4º Os procedimentos detalhados para conversão estão previstos em Manual, disponível no Portal SEI COFEN (www.portalsei.cofen.gov.br).

Art. 56 Os processos físicos que contenham anexos devem ser convertidos como processo único.

Art. 57 Os processos físicos apensados:

I – deverão ser desapensados pelo Setor de Protocolo antes de serem convertidos;

II – caso necessitem de análise, instrução e trâmite, cada processo será convertido individualmente, e, posteriormente, relacionados entre si.

III – serão convertidos apenas os processos que estiverem em análise, instrução e trâmite. Não deverão ser convertidos, caso sirvam apenas para consulta.

Art. 58 Após a conversão, a continuidade da análise, instrução processual e tramitação será feita exclusivamente no processo eletrônico.

Art. 59 Os processos físicos convertidos para eletrônico deverão ser imediatamente transferidos à unidade responsável pelo arquivo do órgão ou entidade, com registro em Sistema de Controle de Processos físicos ou similar.

Art. 60 Caso seja necessário, o processo físico pode ser consultado acompanhando do processo eletrônico, no entanto, não deve ser instruído.

Art. 61 O processo físico convertido não pode ser eliminado, ainda que o documento digitalizado tenho sido autenticado com certificado digital ICP-Brasil, devendo cumprir o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Seção VI – Dos Níveis de Acesso

Art. 62 Ao iniciar um processo ou incluir um documento no SEI COFEN/COREN, o usuário deve selecionar o nível de acesso, que pode ser:

I – público: quando o acesso ao conteúdo de todos os documentos em um determinado processo pode ser amplamente pesquisado e visualizado por qualquer usuário cadastrado no SEI COFEN/COREN;

II – restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito aos usuários das unidades pelas quais o processo tramitar. É possível aos demais usuários pesquisá-lo e visualizar seu andamento, mas não seu conteúdo; e

III – sigiloso: quando o acesso ao processo é exclusivo aos usuários com credencial de acesso, não sendo possível pesquisa ou visualização por usuários não credenciados.

Parágrafo único. É obrigatória a indicação de nível de acesso para todo processo e para todo documento incluído no SEI COFEN/COREN, tendo como base o conteúdo do processo ou documento.

Art. 63 Os documentos e processos devem ter seu nível de acesso, via de regra, como público. A indicação de restrito ou sigiloso será exceção e, para tanto, é obrigatório indicar a hipótese legal que fundamente a restrição.

Parágrafo único. O nível de acesso informado deve ser revisado sempre que necessário, a fim de garantir a publicidade ou restrição das informações de maneira adequada, conforme a legislação aplicável.

Art. 64 Para a seleção do nível de acesso restrito, o processo deve conter:

I – documentos preparatórios: que subsidiam decisões de ordem política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória, tais como notas técnicas, pareceres, minutas de ato normativo;

II – documentos que contenham informações pessoais: que trazem informações sobre pessoa identificada ou identificável e que são restritas a servidores legalmente autorizados e à própria pessoa:

a) dados relativos a documentos de identificação pessoal: RG, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reserva, dentre outros;

b) informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares;

c) informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;

d) informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;

e) endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;

f) número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa;

g) origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político; e

h) demandas judicializadas submetidas a restrição de acesso.

III – documentos que contenham outras hipóteses para o nível restrito.

§ 1º O nível de acesso restrito para documento preparatório aplica-se até o momento em que haja posicionamento final sobre o assunto objeto do documento ou processo, ou, até que seja publicado o ato normativo.

§ 2º É obrigatória a alteração do nível de acesso quando a motivação para a restrição não mais subsistir.

§ 3º A restrição deve ser aplicada individualmente aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles, e ao processo, quando todo o conteúdo exigir.

§ 4º A inclusão de um documento com nível de acesso restrito em um processo público torna todo o processo restrito, enquanto mantida a restrição do acesso ao documento.

Art. 65 Ao cadastrar um documento com nível de acesso sigiloso, deverá ser justificado o motivo do nível de acesso sigiloso por meio da seleção de hipótese legal.

Art. 66 Para a seleção do nível de acesso sigiloso, o processo deve conter:

I – documentos que devam ser acessados por usuários específicos;

II – documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses de níveis de acesso, tais como segurança do estado ou da sociedade, e cujo acesso deva ser dado apenas a usuários específicos.

§ 1º O nível de acesso sigiloso deve ser aplicado individualmente aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles, e ao processo, quando todo o conteúdo exigir nível de acesso sigiloso.

§ 2º A inclusão de um documento com nível de acesso sigiloso em um processo, torna todo o processo sigiloso, independentemente do nível de acesso do processo.

Seção VII – Do Envio e recebimento de Processos (Tramitação)

Art. 67 O envio de processos eletrônicos ocorre apenas por meio do SEI COFEN/COREN, entre órgãos que compõem o Sistema COFEN/COREN, ou por meio do Tramita GOV, plataforma que possibilita a comunicação entre os diferentes sistemas de processos administrativos eletrônicos de forma rápida, segura e transparente para órgãos e entidades não pertencentes ao Sistema COFEN/COREN, desde que estejam integrados ao serviço.

Art. 68 O envio dos processos ocorre diretamente de uma unidade orgânica para outra, sem a necessidade de envio para as unidades protocolizadoras (Setor de Protocolo).

I – o envio e o recebimento no SEI COFEN/COREN são registrados automaticamente no andamento do processo;

II – o processo poderá ser encaminhado, concomitantemente, para mais de uma unidade, devendo ser seguido o rito processual e o fluxo da estrutura hierárquica institucional.

Art. 69 Em caso de erro no envio de processo, a unidade que o recebeu erroneamente deverá devolver ao remetente ou enviar para a unidade correta, registrando, na funcionalidade Atualizar Andamento, a correção de fluxo.

Art. 70 A funcionalidade Atualizar Andamento não deve ser utilizada em substituição à inclusão de documentos que impulsionam a instrução processual.

Art. 71 Os processos e documentos produzidos no SEI COREN/COFEN que devam ser disponibilizados para pessoas físicas ou jurídicas ou para órgãos e entidades não pertencentes ao Sistema COFEN/COREN, podem ser disponibilizados por meio das funcionalidades:

I – Envio Externo de Processo (TRAMITA GOV);

II – Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo;

III – Enviar Correspondência Eletrônica; e

IV – Gerar arquivo PDF ou ZIP e disponibilizar.

Seção VIII – Do sobrestamento, relacionamento e anexação de processos

Art. 72 O sobrestamento de processo é temporário e deve ser precedido de determinação formal.

§ 1º Para sobrestamento do processo, no campo motivo, deve ser informado o número do documento no qual consta a determinação para sobrestar.

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a continuidade da instrução processual.

Art. 73 O relacionamento de processos é realizado quando há necessidade de associar um ou mais processos entre si, cujas informações se relacionem ou subsidiem a análise dos processos.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não vincula a instrução e tramitação processual, sendo necessária a instrução e o envio individual dos processos relacionados.

Art. 74 A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de juntada, em caráter definitivo, de um processo a outro.

Art. 75 A anexação ocorre quando os processos pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser objeto de análise e decisão única.

Seção IX – Da conclusão do processo

Art. 76 Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise ou da adoção das ações necessárias pela unidade.

Art. 77 A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto.

Art. 78 Recomenda-se colocar o processo em Bloco Interno para controle e futuras consultas, antes da conclusão na unidade.

Art. 79 Recomenda-se a conclusão automática do processo no momento do envio.

Parágrafo Único – O processo poderá ser reaberto por qualquer das unidades em que tenha tramitado.

Seção X – Do encerramento e arquivamento do processo eletrônico

Art. 80 O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem realizadas, tendo sido cessada sua finalidade.

Art. 81 O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela matéria tratada no processo, indicará o fim da análise do mérito, determinando o encerramento de sua tramitação, mediante inserção de Termo de Encerramento de Processo Administrativo.

Art. 82 O Termo de Encerramento de Processo Administrativo deverá ser preenchido informando o motivo que determinou o encerramento da análise do mérito do processo:

I – indeferimento do pleito;

II – atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

III – perda do objeto;

IV – esgotamento de recursos, sem a possibilidade de solução;

V – desistência ou renúncia do(s) interessado(s), mediante manifestação escrita; ou

VI – interrupção injustificada do desenvolvimento do processo por prazo superior a (informar o prazo conforme normas e procedimentos relacionados ao objeto do processo).

Art. 83 É recomendável que, após a inclusão do Termo de Encerramento de Processo Administrativo, o processo seja colocado em Bloco Interno e enviado para a unidade responsável pelo arquivo do órgão.

Art. 84 Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos previstos em normas arquivísticas vigentes.

Parágrafo único. Os processos e documentos em papel convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em papel no curso do processo, cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Art. 85 Os processos eletrônicos deverão ser preservados no meio eletrônico, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações, conforme legislação específica.

Seção XI – Da exclusão e do cancelamento de documentos

Art. 86 A exclusão de documentos no SEI COFEN/COREN ocorre nos casos em que não tenham sido assinados ou aos externos que não tenham sido tramitados ou visualizados por outra unidade orgânica.

Parágrafo único. O documento excluído não será exibido ou recuperado para a árvore do processo.

Art. 87. O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do processo.

§ 1º O cancelamento deve ser precedido de solicitação de autoridade competente, por meio do Termo de Cancelamento de Documento.

§ 2º Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.

§ 3º O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema.

§ 4º O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na árvore de documentos do processo.

Art. 88 Documentos que necessitem de pequenas correções, devem ser corrigidos por meio de juntada de Termo de Correção de Documento com referência explícita ao Número Único do documento correspondente. Os documentos que não tenham mais validade ou tenham sido revogados, devem ser tornados sem efeito por meio de juntada de Termo de Documento Sem Efeito ou juntada de novo documento com referência explícita ao Número Único do documento correspondente.

§ 1º É vedado o uso do Termo de Correção de Documento para alteração de informações que comprometam o conteúdo e a análise do processo.

§ 2º É obrigatória a ordenação do Termos de Cancelamento, Termo de Correção e do Termo de Documento Sem Efeito para a posição imediatamente posterior ao documento cancelado, corrigido ou tornado sem efeito.

Seção XII – Do pedido de vista

Art. 89 Os pedidos de vista a processo serão registrados no SEI COFEN/COREN e, quando pertinente, serão disponibilizados pela unidade orgânica responsável pela matéria tratada no processo, esteja o processo aberto em uma, em múltiplas unidades ou concluído.

Art. 90 Os processos eletrônicos, objeto de pedido de vistas, poderão ser disponibilizados das seguintes formas:

I – Envio Externo de Processo (Tramita GOV);

II – Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo;

III – Envio de Correspondência Eletrônica; e

IV – Gerar arquivo PDF ou ZIP e disponibilização.

Art. 91 O pedido de vista a processos em papel não implica em sua conversão para eletrônico. O mesmo deverá ser tramitado a unidade administrativa por meio de sistema de controle de processos físicos ou similar, ou digitalizado e gravado em mídia quando não for possível a consulta ao físico.

CAPÍTULO VI – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 92 Os atos processuais praticados no SEI COFEN/COREN serão considerados realizados no dia e hora do registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília.

Art. 93 Os órgãos que compõem o Sistema Cofen e Conselhos Regionais de Enfermagem são responsáveis por direcionar ou exigir a capacitação dos seus usuários, a fim de permitir o uso adequado do sistema e a correta instrução processual.

Art. 94 As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com este Regulamento, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em papel, quando deveriam ter sido convertidos e enviados pelo SEI COFEN/COREN.

Art. 95 O uso inadequado do SEI COFEN/COREN fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma dos normativos vigentes.

Referência: Processo nº 00196.000163/2023-47